Seorang staf sebuah bank sedang menekuk mukanya, kedua-duanya sedang mendapat teguran keras dari atasan mereka karena lalai mengirimkan bilyet deposito kepada cabang-cabang kantor kas.

 

Tiga minggu Ani (bukan nama sebenarnya) bertugas menerima bilyet yang diterbitkan kantor kas, membawa ke direksi dan menyerahkan kembali ke cabang atau kantor kas yang bersangkutan. Proses ini hanya memakan waktu tidak lebih dari 7 menit. Namun nasabah baru bisa mendapat bilyet hingga satu minggu lamanya. Menurut keterangan Ani, yang membuat lama adalah waktu tunggu para kurir untuk datang dan mengambil bilyet yang sudah ditanda tangani.

 

Problemnya, para kurir ini sering lupa meminta bilyet yang sudah ditanda tangani, bahkan Ani harus bolak-balik menghubungi mereka, mencari dimana mereka berada dan akhirnya nasabah marah karena bilyet tertunda di kantor pusat.

 

Meruncing

Suasana antara cabang dan pusat semakin lama semakin meruncing karena Ani punya kerjaan lainnya, bukan hanya mengejar-ngejar kurir cabang dan terus mengingatkan untuk mengambil bilyet.

 

Sang leader akhirnya memanggil Ani dan kepala cabang dan menyampaikan keluh kesahnya akibat banyaknya nasabah yang mengeluh. Keduanya punya argument.

 

“Pak, saya sudah bosan mengingatkan bilyet. Mereka memang ngga peduli.”ujar Ani

 

“Sorry, kita juga banyak kerjaan, bolak-balik ke pusat, tapi Ani sibuk mengurus hal lain, dan selalu tidak mau diganggu.” Ujar kepala cabang.

 

“Saya ngga mungkin teriak-teriak ke kurir kalian untuk ambil bilyet, inisiatif, kek!” sahut Ani tambah emosi.

 

Akhirnya leader yang sudah belajar Lean system mempelajari prosesnya, melakukan Kaizen event dan menemukan solusi yang murah dan win-win.

 

Visual management

Sebagai seoarang leader, Coach membantu agar proses bisnis bisa berjalan baik. Salah satu solusi yang dilakukan untuk kasus ini sangat sederhana. Semua proses dibuat visual, mudah terlihat dengan cara menempatkan dua tray yang berwarna hitam dan hijau. Solusinya murah meriah, sederhana dan menyenangkan.

 

Stepnya begini:

• Tray Hitam adalah tray dengan tanda masuk, hijau adalah tray keluar.
• Rulesnya adalah, jika tray hitam terdapat amplop, maka, Ani harus naik ke direksi dan meminta tanda tangan
• Setelah tanda tangan didapat, Ani mengembalikan amplop yang sudah diberi tanda kode cabang akan menaruh amplop di tray hijau
• Kurir cabang, bertugas untuk mengambil amplop di tray hijau dan membawa kembali ke cabang atau kantor kas. Dan menaruh amplop baru di tray hitam.
• Kepala cabang wajib menerapkan system ini di kantor masing-masing untuk mengatasi mutasi dokumen antar cabang.

 

Hasilnya, proses yang terkadang memakan waktu 2 hari bisa dihemat menjadi setengah hari. Emosi terjaga bahkan, tidak perlu meminta kepada siapa-siapa karena prosesnya sangat jelas.

 

Lean system atau Toyota Way, memang sangat powerful untuk mempercepat proses, menambah semangat kerja, meningkatkan produktifitas dan menciptakan sinergi yang luar biasa. Anda boleh mencoba untuk bisnis anda.

 

Salam pencerahan,

Tom MC Ifle