Setelah membawakan workshop tema Standard Operating Procedure (SOP) dan menangani berbagai klien baik dari perusahaan swasta, Badan Usaha Milik Negara (BUMN), dan Lembaga pemerintah ternyata problem mendasar dalam menyusun SOP adalah tidak disertakannya Key Performance Indicator (KPI) atau ukuran keberhasilan. Inilah penyebab mengapa SOP tidak mendorong pencapaian pada kinerja yang diharapkan. Dalam konteks KPI, disitu ada kata ‘Performance’. Formula performance  adalah kompetensi ditambah dengan sistem (P= K+S).

Kompetensi dapat diurai menjadi dua bagain yaitu hard competency dan soft competency. Hard Competency terdiri dari Knowledge dan Skill. Soft Competency terdiri dari Self Concept, Value, Motif, dan Character. Sementara Sistem adalah satu kesatuan utuh dalam suatu organisasi yang biasanya tercermin dalam struktur organisasi perusahaan.  Untuk menunjang keberhasilan kedua elemen utama tersebut tidak dapat dipisahkan. Artinya keberhasilan kinerja pasti gabungan dari keduanya. Sehingga menafikan salah satunya akan membuat kinerja tidaklah optimal. Yang penting disini adalah pimpinan perusahaan atau organisasi harus mengetahui manakah yang paling besar kontribusinya pada kinerja. Apakah lebih dominan pada elemen kompetensi ataukah sistem. Untuk hal ini perusahaan harus mendiagnosa secara mendetil dengan menggunakan beberapa alat seperti kuesioner, wawancara dan observasi.

Jika kita analisis dari definisi yang dibuat oleh International Conference on Harmonisation (ICH) pengertain SOP adalah “Detailed, written instruction to achieve uniformity of the performance of a specific function”. SOP merupakan instruksi yang ditulis secara detil untuk mencapai keseragaman kinerja dari sebuah fungsi yang spesifik dari organisasi.

Definisi dari International Biopharmaceutical Association Publication, Akanksha Saxena  mempertegas pengertian SOP.  SOP is “the “procedures” and processes that are used and “operated” under that  have been “standardized” to ensure that <you> do them the same way each time…clearly written description of how a particular task is to be performed. Dari pengertian tersebut dapat dilihat betapa SOP memang diperuntukan dalam rangka pencapaian kinerja.

Berbicara soal kinerja pastilah bicara soal ukuran-ukuran (measurements). Ukuran-ukuran inilah yang kita sebut dengan KPI. Apa itu KPI? KPI adalah suatu performance metric yang secara nyata dan jelas terkait dengan sasaran strategis organisasi yang mampu mendorong organisasi menerjemahkan strateginya ke dalam terminologi yang bisa dikuantifikasi. Ini mengindikasikan bahwa bila tidak dapat dikuantifisir sama saja bukan KPI. Jika demikian halnya, bila menyusun SOP tidak menggunakan KPI rasanya daya dorong (baca: performance) tidak akan optimal. Inilah sebabnya dalam mendesain SOP sebaiknya perlu ada ukuran-ukuran kuantitatif yang dapat mengukur keberhasilan pelaksanaan SOP. Tanpa pelibatan KPI  di dalamnya SOP tidak dapat diukur tingkat kesuksesan implementasinya. Silahkan mencoba!!!!

Salam Pencerahan,
COACH EKO SUPRIYATNO

Related Articles :
– Bagaimana Cara untuk Membuat Proses Bisnis yang Sempurna ?
– Solusi Bisnis melalui Faktor Internal dan Eksternal
– 10 Tanda Bisnis sehat dan bersih
– Musim panas