Bagaimana Cara untuk Membuat Proses Bisnis yang Sempurna ?

Setelah puluhan kali membawakan training dan workshop mengenai Standard Operating Procedure (SOP) membuat saya kaget. Kaget karena SOP dibuat dengan cara copy and paste. Padahal SOP adalah dokumen penting perusahaan yang harus dibuat dengan melihat gambaran visi organisasi dan bertumpu pada konsumen, baik konsumen internal maupun eksternal.

SOP menerangkan suatu proses kerja, siapa yang bertanggu jawab, dokumen yang digunakan dan kriteria yang harus dipenuhi. SOP dibuat untuk kesamaan tindakan, Mempertahankan kualitas yang telah dicapai, Menghindari saling lempar tanggung jawab dan Tertib administrasi dokumen.

SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar dan sistematis.

Fokus dari penyusunan SOP adalah pelanggan dalam arti baik internal ataupun eksternal. Beberapa pertanyaan yang penting dalam menyusun SOP adalah apakah yang dibutuhkan pelanggan dari proses kita, bagaimana membuat pelanggan menyukai kita, apa yang bisa dibuat lebih baik lagi, bagaimana pelanggan melihat proses kita, bagaimana pelanggan melihat proses kita, bagaimana pelanggan mengukur proses kita, bagaimana kinerja proses dari sudut pandang pelanggan.

Penyusunan SOP erat kaitannya dengan struktur organisasi, dan struktur organisasi merupakan pengejawantahan dari Visi perusahaan. Sehingga dapat dikatakan bahwa SOP harus memperhatikan visi perusahaan. Karena SOP juga berdasarkan struktur organisasi, maka sudah barang tentu SOP perlu dibuat dengan mendasarkan pada proses bisnis internal. Sangat tidak logis kalau SOP yang dibuat tidak berkorelasi dengan proses bisnis internal perusahaan atau unit fungsional yang ada dalam perusahaan. Untuk membuat proses bisnis dapat digunakan rantai nilai (value chain) dari Porter.

Unsur-unsur SOP adalah tujuan, kebijakan, petunjuk operasional, pihak yang terlibat, formulir, masukan, proses, laporan, validasi dan kontrol. Untuk menyusun SOP paling kurang ada enam prasyarat yang harus dipenuhi yaitu: ada visi dan misi organisasi yang ternyatakan dengan jelas dan dapat dipahami dengan makna yang sama oleh setiap anggota organisasi, ada tujuan dan sasaran organisasi yang ternyatakan dengan jelas dan dapat dipahami dengan makna yang sama oleh setiap anggota organisasi, ada struktur organisasi yang jelas, dan menampung semua unsur keputusan dan tindakan yang bisa terjado di dalam organisasi yang bersangkutan, ada manajemen organisasi dengan definisi tugas yang jelas dan dapat difahami dengan makna yang sama oleh setiap anggota organisasi, ada operasional atau kegiatan yang telah berjalan dengan tingkat ketetapan (atau kemapanan) dan kematangan yang terjamin dan Ada kepastian bahwa perubahan-perubahan yang berkaitan dengan organisasi, manajemen, dan operasional tidak akan berpengaruh secara signifikan bagi organisasi, dalam arti akan membuat organisasi menjadi lemah atau bahkan bisa dibubarkan.

Proses penyusunan SOP dimulai dengan beberapa langkah yakni:  mempelajari data-data internal, lakukan interview, lakukan observasi lapangan, susu draft prosedur, Lakukan diskusi dan pembahasan draft dengan penanggung jawab terkait, lakukan revisi dan lakukan simulasi dan uji coba implementasi dan kemudian melakukan pengesahan dan mendistribusikan kepada staf atau departemen terkait. Demikian paparan bagaimana membuat SOP. Semoga bermanfaat.

Salam Pencerahan,
COACH EKO SUPRIYATNO

Related Articles :
– Solusi Bisnis melalui Faktor Internal dan Eksternal
– 10 Tanda Bisnis sehat dan bersih
– Musim panas
– Menambang Laba dari Industri Kreatif

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *